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Description du poste

Adjoint(e) administratif(ve)
Division Environnement
ID 13532
Type d'emploi Permanent - Temps plein
Postuler maintenant

WSP est l’une des plus importantes firmes de services professionnels à travers le monde. Notre mission est d’assurer la pérennité de nos villes et nos environnements.

Notre équipe compte plus de 48 000 membres dans le monde. Au Canada uniquement, nous sommes plus de 8 000 personnes impliquées dans tous les domaines; de l'assainissement de l'environnement à la planification urbaine, de l'ingénierie de bâtiments emblématiques à la réalisation de réseaux de transport durables. Nous trouvons de nouvelles façons d'extraire des ressources essentielles et développons des sources d'énergie renouvelables pour l'avenir.

Nous sommes reconnus pour l'excellence dont nous faisons preuve dans notre environnement professionnel et pour la qualité supérieure de notre travail. Nous sommes l’un des 25 meilleurs employeurs dans la palmarès de LinkedIn pour une deuxième année consécutive et l’une des 100 meilleures entreprises au monde en développement durable (au sein des 10 meilleures au Canada). Nous avons mérité une reconnaissance Platinum Élite grâce à notre participation à plus de la moitié des 100 meilleurs projets en infrastructure au Canada.

Chez WSP :

  • Nous accordons une grande valeur à nos employés et à notre réputation.
  • Nous œuvrons localement, mais avec une envergure internationale.
  • Nous sommes axés sur l’avenir et remettons en question le statu quo.
  • Nous favorisons la collaboration dans tout ce que nous faisons.
  • Nous soutenons une culture d’autonomie et de responsabilisation.
 

 

GATINEAU OU OTTAWA

WSP est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour se joindre à notre groupe Environnement, situé à nos bureaux d'Ottawa et de Gatineau. Relevant du ou des chefs d'équipe en environnement, ce poste sera chargé de fournir le soutien administratif aux équipes de gestion de projets. Vous ferez partie intégrante d'un service de l'environnement dynamique – nos équipes travaillent sur des projets passionnants locaux ainsi qu’à l’échelle nationale. Votre contribution sera essentielle au succès continu de notre groupe.

Les tâches des adjoint(e)s administratif(ve)s comprennent la production de rapports, l'examen de documents, la résolution de problèmes, la planification d’événements d'équipe, le traitement de texte et l’édition de rapports, la préparation de documents, la saisie de données, la photocopie, la distribution, le classement et la préparation de dossiers de projets et d’offres de services par messagerie, selon les directives des chefs d’équipe et des chargés de projets. Ce poste demande une collaboration étroite avec les chargés de projets et le personnel de projets afin d'assurer l'achèvement des projets et des tâches administratives en temps opportun.

RESPONSABILITÉS

  • Assister dans le processus d'ouverture de projets, y compris l’ouverture des dossiers de projet et la préparation de la documentation de démarrage de projet;
  • Effectuer le travail de coordination de projets demandé par les membres de l'équipe;
  • Contrôler la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page selon les normes de présentation corporatives, assurer la rédaction et/ou la révision de la correspondance courante du département (lettres, offres de services, devis, rapports, estimations, recommandations de paiement à l'entrepreneur, analyses de soumissions, comptes rendus de réunion, mise à jour de curriculums vitae et de fiches de projets), assurer le classement de tous les documents (manuel et électronique) et appliquer les procédures de qualité et d'archivage; 
  • Effectuer les photocopies, le montage, le pliage et la reliure des divers documents pour envoi;
  • Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste (envoi de colis, envoi de lettres, etc.);
  • Assister l'équipe dans l'exécution de ses tâches administratives;
  • Assister à l'ouverture des Occasions dans la base de données Vision;
  • Assister à l’administration des portails SharePoint pour les projets, les offres de services et les sites d'affaires;
  • Assister à la préparation des fiches de projets et d'offres de services;
  • Effectuer la traduction de divers documents de l'anglais vers le français ou l’inverse;
  • Appuyer les initiatives de marketing des secteurs d'activité, y compris la coordination des événements, les commandites, la publicité, le suivi budgétaire et le renouvellement des adhésions, au besoin.

QUALIFICATIONS

  • AEC, DEC, DEP ou diplôme collégial en secrétariat, bureautique, administration ou combinaison de formation et d’expérience équivalente;
  • Minimum de 3 années d'expérience dans un rôle similaire;
  • Expérience dans le domaine du génie-conseil considérée comme un atout considérable;
  • Bilinguisme requis : excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé;
  • Très bonnes connaissances des logiciels de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que du logiciel Adobe Acrobat;
  • Expérience de travail avec SharePoint serait un atout;
  • Sens de l'organisation et de l'initiative, rigueur et souci du détail;
  • Respect des échéanciers et gestion des priorités;
  • Capacité à travailler en équipe et habile dans ses relations interpersonnelles;
  • Habilités à travailler dans un environnement avec plusieurs requérants.

 

Les offres d'emploi pour des postes impliquant des travaux sur le terrain et assujettis en matière de sécurité sont conditionnelles à ce que les candidats soient en mesure d'effectuer des tâches physiques clés du travail tel que décrit dans l'offre d'emploi et lors de l'entrevue. Cela peut inclure la capacité de travailler dans une variété de conditions environnementales, telles que les régions éloignées ou isolées, travailler seul, et dans des cas de mauvais temps (dans des limites sûres et raisonnables).

WSP accueille et encourage les personnes à mobilité réduite. Les accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

WSP souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Seules les candidatures retenues seront contactées.

WSP n’accepte pas les cv spontanés transmis par des agences. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez lire L’INTÉGRALITÉ DE LA POLITIQUE.

WSP Canada Inc.

 

Gatineau, QC