Assistant Administratif de Programme

Location: Ebolowa, South Region
Job Code: 1877
# of openings: 4

Description

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)
Job Description

 

 

Job Title: Assistant Administratif de Programme

Job openings: 04

Location: Ebolowa, Sud      

Reports to: Chargé de l’Administration

Start date: Octobre 1, 2019

 

 

Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation est un leader mondial de la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 16 pays et plus de 5 000 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au succès du travail de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 3,100 personnes dont neuf sur 10 travaillent sur le terrain - la Fondation a pour mission globale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH ; faire progresser la recherche innovante ; et mener des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde entier.

Résumé du poste

La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS cherche à recruter un assistant de formation en information stratégique et évaluation basé à Douala. L’assistant S/E travaillera sous la direction du responsable S/E pour renforcer les processus et le système de suivi et d’évaluation du projet (au niveau des sites et au-dessus, ainsi qu’entre les sites). L’assistant de S/E veillera au respect des procédures de gestion des données afin de permettre la transmission complète et en temps voulu des différentes bases de données, le suivi des corrections dans les bases de données et le suivi des corrections lors des audits des données. L’assistant SI & E assistera également le responsable S & E dans plusieurs tâches sur le terrain.

Objectif du poste :

 

Fournir une assistance administrative aux équipes techniques de district d'EGPAF Cameroun dans les domaines de la coordination des achats, de la coordination administrative / financière, de la logistique, coordination des stocks sur le terrain ainsi que la liaison entre les équipes techniques et les équipes opérationnelles pour la coordination des opérations quotidiennes, faciliter la planification et l’exécution dans les délais des tâches mutuelles

 

Principales responsabilités :

Support et coordination aux achats

  • Collecte hebdomadaire des formulaires de demande d’approvisionnement auprès des responsables de site dans le district sous sa responsabilité
  • Consolidation de tous les formulaires de demande d'achat du site en un formulaire principal et le soumet au directeur du projet pour approbation, en assure le suivi et le soumet au service des achats ;
  • Tient un journal des Demandes d’achats (PRF) soumis par district et fournit des mises à jour hebdomadaires aux responsables de site, aux Conseillers Techniques sur l'état des achats.
  • Fournit la liste de distribution au responsable des stocks et vérifie que les fournitures / produits ont été distribués et reçus sur les sites conformément aux spécifications du PRF.

 

Support et coordination finance

  • Recueille les demandes d’avances approuvées du personnel du district sous sa responsabilité
  • Confirme que les activités figurant dans les demandes d’avances figurent dans le budget / Plan d’action validé du projet et les soumet pour financement.
  • S'assure que le Département des Finances traite les demandes d’avances dans le respect des délais et fournit des mises à jour hebdomadaires aux équipes de district sous sa responsabilité.
  • Collabore avec l’équipe des finances et les équipes de district pour la soumission des pièces justificatives des paiements mobile.
  • Lorsqu’autorisé, peut effectuer des paiements en espèces directement aux participants, par exemple pour les groupes de soutien pour adolescents en coordination avec les responsables du site et l'équipe des finances
  • Collabore avec l'équipe des finances pour fournir les rapports de demandes d’avances qui sont en attente aux responsables de district, et acheminer toutes les avances en attente de plus de 30 jours au directeur de projet et au directeur-pays.
  • Soutenir et assurer la liaison avec l'équipe des finances pour veiller à ce que toutes les fiches de présences des équipes de district sous sa responsabilité soient soumises à temps.

 

Autre support admin et coordination

  • Coordonne la logistique pour les ateliers, séminaires et formations pour les districts sous sa responsabilité
  • Documente les comptes rendus de réunion en cas de besoin
  • Autres tâches telles qu’assignées par le superviseur

 

Indicateurs de performance de l’admin programme

  • Proportion du soutien logistique et administratif fourni au personnel du programme selon les besoins. 100%
  • Proportion des demandes d’avance d’activité, soumises à l’approbation chaque mardi de la semaine. 100%
  • PRF approuvés et envoyés à l’approvisionnement sous 10 jours ouvrables avant l’activité prévue. 100%
  • Assurer que plus de 95% des avances effectuées sont apurées dans les 10 jours suivant la fin de l'activité.
  • Assurer que la fiche résumée des demandes d’avance hebdomadaire est mise à jour et partagée chaque semaine.
  • Soumettre les pièces justificatives des formations à régler pour paiement dès le premier jour pour la première partie du paiement, puis tous les documents restants deux jours ouvrables après la formation> 95%.
  •  

Qualifications réquises

  • Niveau : BTS en : gestion, administration
  • Avoir une bonne connaissance pratique de Microsoft Office Package,
  • La maîtrise du français est une exigence essentielle et une connaissance pratique de l'anglais est un atout ;
  • Autres compétences requises : bonnes relations interpersonnelles, disponibilité, flexibilité, respect des délais, intérêt pour la santé publique, rigueur et motivation.

 

 Compétences

 

La Fondation s'attend à ce que tous les employés possèdent les compétences fondamentales en relations interpersonnelles, en communication, en redevabilité, en apprentissage continu et leurs travaux sont orientés vers la recherche des résultats. Le candidat idéal maîtrisera ou possédera les compétences suivantes, spécifiques au niveau individuel et pour ledit poste :

Aptitude à la résolution de problèmes - La résolution de problèmes est la capacité d’une personne à utiliser la pensée critique pour identifier et analyser des problèmes, évaluer la pertinence et l’exactitude des informations, générer et évaluer des solutions alternatives et formuler des recommandations.

Flexibilité - La flexibilité est la capacité d’une personne d’être ouverte au changement et aux nouvelles informations et de s’adapter rapidement à de nouvelles informations, à des conditions changeantes ou à des obstacles imprévus.

Résilience - La résilience est la capacité d’une personne à faire face efficacement à la pression, à rester optimiste et persistante face à l’adversité et à se remettre rapidement après des erreurs.

Gestion du temps - La gestion du temps est la capacité d’une personne à gérer efficacement son temps et ses ressources pour s’assurer que le travail est effectué efficacement.

 

Comment postuler

 

Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation via le lien suivant :

 

https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/searchResults.jsp?org=PEDAIDS&cws=1

 

Le screening des candidatures se fera sur une base progressive. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

 

Le poste dépend de la disponibilité des fonds.

 

 

NB : Les candidats résidant dans la région sont fortement encouragés à postuler !

 



Previous Applicants:

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