Assistant Administratif

Location: Ebolowa, South Region
Job Code: 1848
# of openings: 1

Description

Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF)

OFFRE D’EMPLOI

Titre du poste :   Assistant Administratif

Localisation :  Région du Sud      

Superviseur :   Chargé(e) de l’administration

Prise de fonction :   01 Octobre 2019

Délai de candidature :  27 Aout 2019

 

La Fondation Elizabeth Glaser est un leader mondial dans la lutte contre le VIH et le SIDA pédiatrique, travaillant dans 19 pays et dans plus de 5500 sites à travers le monde pour prévenir la transmission du VIH aux enfants, et pour aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd’hui, grâce au travail très réussi de la Fondation et de ses partenaires, le VIH/SIDA pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un personnel mondial en croissance de plus de 1 000 personnes — neuf sur dix qui travaillent sur le terrain —, la Fondation a pour mission mondiale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH/SIDA; de faire progresser davantage la recherche novatrice; et d’exécuter des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d’enfants et de familles dans le monde entier. Pour de plus amples informations, veuillez visiter notre page : www.pedaids.org.

EGPAF travaille en partenariat avec le ministère de la Santé, les équipes régionales et de district de santé pour soutenir la prévention du VIH/SIDA, la prise en charge et les services de renforcement des systèmes de santé. EGPAF est principalement financé par les fonds PEPFAR par l’intermédiaire de CDC (Center for Disease Control and Prevention) et de USAID (Agence des États-Unis pour le développement international).

 

Objectif du poste

La Fondation Elizabeth Glaser est à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour fournir un appui administratif au bureau de EGPAF à Ebolowa. L’Assistant(e) Administratif(ve) sera sous la supervision du Charge de l’Administration. Ce poste exige de solides compétences linguistiques et orales en français et en anglais.

 

Principales responsabilités :

1.       Appui administratif

  • Répondre aux appels téléphoniques entrants et prendre les messages en s’assurant que les communications sont efficaces, exactes et compréhensibles ;
  • Recevoir les visiteurs et les diriger vers la personne concernée en utilisant de bonnes techniques de relations publiques ;
  • Tenir à jour la documentation de l’espace de réception ;
  • Maintenir l’espace de réception et tout le bureau accueillant pendant les heures de service ;
  • S’assurer que les procédures d’accès aux bureaux sont toujours respectées ;
  • Assurer une bonne relation entre la Fondation et le public en personne, au téléphone et par courriel ;
  • Recevoir et distribuer le courrier en conséquence ; accuser réception de tous les courriers entrants, les enregistrer et les transmettre au responsable concerné ;
  • Administrer les documents sortants et les services d’expédition de colis ;
  • Gérer la petite caisse ;
  • Apporter un appui administratif à l’organisation de conférences, d’ateliers et de séminaires ;
  • Prendre des notes et rédiger des procès-verbaux de réunions internes et externes ;
  • Préparer la correspondance, les notes de service et les rapports de routine ;
  • Aider à l’élaboration de la base de données des fournisseurs de services en collaboration avec le service informatique ;
  • Maintenir un bon système de classement électronique et physique dans l’unité administration ;
  • Collecter les renseignements pour les requêtes administratives (extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources) ;
  • Numériser les documents.

 

2.       Appui logistique

  • Assister le Chargé d’Administration dans l’organisation des missions de terrain pour le personnel et les visiteurs ;
  • Assister le Chargé d’Administration dans l’organisation des déplacements nationaux et internationaux pour le personnel et les visiteurs (hébergement, logistique du transport, formalités d’obtention de visa et d’autres besoins en matière de voyage) ;
  • En collaboration avec le Charge de gestion des stocks et du parc automobile, effectuer un inventaire hebdomadaire des équipements de bureau.

 

 

 

3.       Gestion des équipements

  • Assister le Charge d’Administration dans le suivi des besoins en matière d’entretien des équipements de bureau, ainsi que le bon fonctionnement des services (électricité, eau, Internet, téléphone, etc.) ;
  • Collecter les renseignements sur la gestion des équipements (en collaboration avec l’Unité de gestion des stocks et du parc automobile) ;
  • Effectuer le suivi des besoins en maintenance ;
  • Mettre à jour des dossiers relatifs à la maintenance des équipements du bureau ;

 

4.       Appui au développement des compétences

  • Participer à la formation du personnel des opérations et du programme en matière d’administration ;
  • Participer aux formations et aux réunions avec le personnel administratif afin de renforcer les capacités et la compréhension des activités administratives ;
  • Participer aux visites des sites afin d’apporter un appui à la mise en œuvre des activités administratives et renforcer les compétences du personnel ;

 

5.       Autres

  • Assister lors de l’organisation des réunions et des séminaires, prendre des notes et préparer des procès-verbaux ;
  • Toute autre tâche assignée par le superviseur.

 

Qualifications Education & Expérience

Diplôme d’études supérieures en secrétariat/administration ;

Minimum 2 ans d’expérience en tant qu’assistant administratif ;

Expérience professionnelle au sein d’une ONG est un atout.

 

Compétences

1.       Efficience opérationnelle

  • Capacité d’exécuter une variété de tâches répétitives et routinières liées à l’administration générale ;
  • Capacité de traiter un grand volume de travail en tenant compte des contraintes de temps ;
  • Bonne connaissance des règles et procédures administratives ;
  • Connaissance et compréhension détaillées des pratiques et procédures de secrétariat et d’administration, connaissance approfondie des applications logicielles de bureau liées au traitement de texte et aux présentations ;
  • Capacité d’utiliser une variété de matériel informatique de bureau ;
  • Capacité d’organiser et d’accomplir de multiples tâches en établissant des priorités.

 

2.       Gestion des documents, correspondances et rapports

  • Créer, éditer et présenter les informations (requêtes, rapports, documents) dans des formats visuellement agréables, clairs et présentables tels que des tableaux, des formulaires, des présentations, des memos et des rapports, en utilisant des fonctions avancées de traitement de texte et de présentation, ainsi que des logiciels de base de données et des tableurs ;
  • Édite, formate et fournit des informations pour les correspondances, rapports, documents et/ou présentations à l’aide de feuilles de calcul et de bases de données, respectant les normes de qualité et requérant des corrections minimales ;
  • Démontre une bonne compréhension de la grammaire, de l’orthographe et de la structure dans la langue requise ;
  • S’assurer que la correspondance, les rapports et les documents sont conformes aux normes de EGPAF ;
  • Capacité de produire des dossiers précis et bien documentés conformes à la norme requise.

 

3.       Planification et organisation

  • Organise et accomplit avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des requêtes spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des rapports hiérarchiques multiples ;
  • Planifie, coordonne et organise la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des échéances concurrentes ;
  • Capacité de passer rapidement d’une tâche à une autre pour répondre à de multiples requêtes ;
  • Établit, construit et maintien des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients afin de faciliter le support ;
  • La promotion de l’apprentissage et du développement des compétences est la responsabilité de chaque membre du personnel

 

 

Aptitudes

Solides aptitudes interpersonnelles et organisationnelles ;

Solides aptitudes de communication écrite et orale ;

Aptitude à négocier et trouver des solutions aux problèmes ;

Solides aptitudes en informatiques ;

Maitrise du Français obligatoirement requis et l’anglais est accessoire

Résolution de problèmes – La résolution de problèmes est la capacité d’une personne d’utiliser la pensée critique pour identifier et analyser les problèmes, peser la pertinence et l’exactitude de l’information, générer et évaluer des solutions de rechange et faire des recommandations.


Flexibilité – La flexibilité est la capacité d’une personne d’être ouverte au changement et aux nouvelles informations et de s’adapter rapidement aux nouvelles informations, aux conditions changeantes ou aux obstacles inattendus.


Résilience – La résilience est la capacité d’une personne de faire face efficacement à la pression, de demeurer optimiste et persistante dans l’adversité et de se remettre rapidement des revers.


Gestion du temps – La gestion du temps est la capacité d’une personne de gérer efficacement son temps et ses ressources pour s’assurer que le travail est effectué efficacement.


Service à la clientèle – Le service à la clientèle est la capacité d’une personne de prévoir et de répondre aux besoins des clients internes et externes tout en fournissant un service de grande qualité.

 

Comment postuler :

Les candidats répondant aux critères ci-dessus sont invités à soumettre leur CV et lettre de motivation à travers le lien suivant :

https://chj.tbe.taleo.net/chj05/ats/careers/searchResults.jsp?org=PEDAIDS&cws=1

 

La revue des candidatures se fera de manière progressive. Veuillez noter que seuls les candidats répondants au critères ci-dessus seront contactés.

Seules les candidatures soumises via le lien ci-dessus seront acceptées.

 

Cette position est assujettie à la disponibilité des financements.

 

La fondation Elizabeth Glaser (EGPAF) offre des opportunités d’emploi égales à tous les employés et candidats à un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, la nationalité, l’âge, le handicap ou la génétique. En plus des exigences de la loi fédérale, EGPAF se conforme aux lois nationales et locales en vigueur qui régissent la non-discrimination dans l’emploi dans tous les lieux où la Fondation dispose de bureaux.

 

NB : Les candidats résidant dans la région sont fortement encouragés à postuler !

 



Previous Applicants:

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