Chargé (e) des achats et de la logistique

Location: Ebolowa, South Region
Job Code: 1837
# of openings: 1

Description

 

 

Annonce de vacance

Responsable des Operations Terrain

 

Détails du poste

 

Titre du poste : Chargé (e) des achats et de la logistique

Lieu : Région du Sud

Date de début : 1er octobre 2019

Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation est un leader mondial de la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 16 pays et plus de 5 000 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au succès du travail de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 3,100 personnes dont neuf sur 10 travaillent sur le terrain - la Fondation a pour mission globale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH ; faire progresser la recherche innovante ; et mener des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde entier. Pour plus d'informations, visitez notre page: www.pedaids.org

EGPAF travaille en partenariat avec le ministère de la Santé et les équipes de santé régionales et de district pour soutenir les services de prévention, de traitement et de traitement du VIH et de renforcement des systèmes de santé. L'EGPAF est principalement financé par le PEPFAR par l'intermédiaire de Centers for Disease Control and Prevention (CDC) et de United States Agency for International Development (USAID).

 

Resumé du poste

Faciliter l'acquisition, la fourniture, la livraison, le stockage et la livraison de biens et services, ainsi que les opérations logistiques à des niveaux rentables optimaux, de manière documentée, conforme, rapide et efficace - et exécutera ses tâches avec une intégrité irréprochable.

Fonctions principales :

Amélioration du processus / conformité

·         Contribuer à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la maintenance de procédures et de directives d’utilisation, d’achat, de logistique et de distribution contextualisées afin d’obtenir les processus les plus rentables et les plus efficaces pour les achats et la logistique afin d’atteindre l’excellence opérationnelle.

·         Assurer la liaison avec les autres départements des opérations ainsi qu'avec les programmes d'approvisionnement et de gestion de la logistique pour assurer un cadre de contrôles internes intégré, permettant des décisions d'achat consultatives, transparentes, techniquement compétentes et conformes.

·         Guidé par une solide connaissance des règles et réglementations applicables des gouvernements, des organisations et des donateurs, il fournit des orientations, des conseils et des avis techniques sur les interprétations des politiques, les questions contractuelles et les mandats des donateurs dans le domaine des achats et de la logistique.

·         Aider à rassembler et à partager les meilleures pratiques en matière d’achats et de logistique, issues de réseaux, de formations, d’ateliers et de conférences, et cetera, afin de garantir une fonction achats et logistique dynamique et pertinente.

·         Accélérez les livraisons et assurez l'engagement des fournisseurs.

2. Gestion de la relation fournisseur

·         Aider à la coordination des stratégies d’approvisionnement et à la mise en place - à travers un processus complet et ouvert, d’une base de fournisseurs complète pour la fourniture de biens et de services, en recherchant constamment pour assurer une base de fournisseurs fiable et compétitive.

·         Aider à gérer et à maintenir une relation de collaboration avec les fournisseurs à tous les niveaux ; veiller à ce que les fournisseurs de biens et de services EGPAF s'acquittent de leurs obligations dans les délais impartis, soient payés en temps voulu et que tout litige éventuel soit géré de manière professionnelle, procédurale et consultative.

·         Négocier avec les fournisseurs pour obtenir un rapport qualité / prix optimal pour les biens et services.

3. Documentation

·         Préparer et soumettre pour examen les évaluations / analyses des fournisseurs, les demandes d'attribution, les bons de commande, les contrats de services et autres documents d'approvisionnement.

·         Télécharger tous les documents d'approvisionnement dans Verian conformément à la matrice des autorités.

·         Production et diffusion du suivi des achats.

·         S'assurer du strict respect des procédures applicables, de l'exactitude et de l'exhaustivité des documents justificatifs relatifs aux achats

·          Produire et diffuser des rapports mensuels complets, précis et pertinents sur les achats, sur des modèles conviviaux et standardisés, à l'appui de la prise de décision en matière de gestion de projet.

·         Veiller à l'archivage des documents d’achat de manière systématique / ordonnée et sécurisée pour assurer la stricte conformité avec les dispositions de conservation des documents applicables.

·         Aider à la facilitation, au développement et à la diffusion des listes de contrôle, modèles et autres outils relatifs aux achats et à la logistique - en veillant à une mise en œuvre normalisée dans tous les bureaux de l'EGPAF.

4. Gestion des biens et des fournitures

·         Aider à assurer la disponibilité des fournitures en maintenant un inventaire complet des fournitures (à la fois l'EGPAF et les fournitures de support sur site) et effectuer des audits périodiques / inattendus des fournitures achetées en tant que mesure de contrôle interne supplémentaire et documentée.

5. Gestion de la flotte

·         Fournir des conseils de haut niveau en matière de gestion de flotte, notamment des calendriers optimaux, des rapports documentés et analytiques sur le log book des véhicules par rapport aux consommations de carburant et un calendrier principal pour tous les véhicules.

·         Suivre les services de location de véhicules pour répondre aux besoins actuels du parc.

6. Gestion du personnel et supervision

·         Superviser le/les chauffeurs sous sa direction

·         Assurer l'élaboration, la mise à jour et le respect des politiques et procédures d'approvisionnement et de logistique à tous les niveaux du bureau.

·         Participer à la révision des documents du personnel de la logistique, par exemple. TAR, demandes de remboursement, rapports de voyage, etc.

7. Autres responsabilités

·         Participer à l'organisation des réunions avec les fournisseurs selon les besoins.

·         Recommander au responsable P & L toute procédure / directive supplémentaire en matière d'approvisionnement et de logistique pour approbation et adoption.

·          Participer à la préparation des documents de préqualification des fournisseurs et aider à la diffusion des résultats de l'évaluation.

Qualifications

·         Diplôme universitaire minimum en Gestion /Transport et Logistique

·         Au moins 2 à 3 ans d’expérience dans le domaine humanitaire ou en logistique commerciale.  

 

Connaissances, compétences et capacités

·         Intégrité sans compromis

·          Compréhension et expérience de travail avec des projets financés par USG

·          Expérience des systèmes de suivi de la gestion des stocks et de contrôle des produits

·          Excellentes compétences en communication et en négociation

·         Compétences interpersonnelles bien développées

·         Bonnes connaissances en informatique

·         Langue : Français courant et connaissance pratique de l'anglais

·         Volonté de voyager, d’appuyer et de travailler dans les bureaux extérieurs.

·         Sens du travail en équipe

 

Comment postuler:

Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation via le lien suivant :

https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/searchResults.jsp?org=PEDAIDS&cws=1

 

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

Les applications ne sont acceptées que via le lien ci-dessus.

Ce poste est soumis au financement des bailleurs de fonds



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