Responsable des Operations Terrain/Senior Field Operations Manager

Location: Ebolowa, South Region
Job Code: 1836
# of openings: 1

Description

 

 

 

Annonce de vacance

Responsable des Operations Terrain

 

Détails du poste

 

Titre du poste : Responsable des Operations Terrain

Lieu : Région du Sud

Date de début : 1er octobre 2019

 

 

Elizabeth Glaser Pediatric Aids Foundation est un leader mondial de la lutte contre le VIH et le sida chez les enfants. Elle opère dans 16 pays et plus de 5 000 sites dans le monde pour prévenir la transmission verticale du VIH aux enfants et aider ceux qui sont déjà infectés. Aujourd'hui, grâce au succès du travail de la Fondation et de ses partenaires, le sida pédiatrique a été pratiquement éliminé aux États-Unis. Avec un effectif mondial de plus de 3,100 personnes dont neuf sur 10 travaillent sur le terrain - la Fondation a pour mission globale de mettre en œuvre des programmes de prévention, de soins et de traitement du VIH ; faire progresser la recherche innovante ; et mener des activités de plaidoyer mondiales stratégiques et ciblées pour apporter des changements spectaculaires dans la vie de millions de femmes, d'enfants et de familles dans le monde entier. Pour plus d'informations, visitez notre page: www.pedaids.org

 

EGPAF travaille en partenariat avec le ministère de la Santé et les équipes de santé régionales et de district pour soutenir les services de prévention, de traitement et de traitement du VIH et de renforcement des systèmes de santé. L'EGPAF est principalement financé par le PEPFAR par l'intermédiaire de Centers for Disease Control and Prevention (CDC) et de United States Agency for International Development (USAID).

 

Résumé du Poste

Principales responsabilités :

1.       Finances

·         Veiller à ce que des procédures financières pertinentes, contextualisées et complètes soient mises en œuvre, révisées périodiquement et strictement respectées / conformes.

·         Faciliter un environnement de contrôle interne performante grâce à une séparation adéquate des tâches, des seuils de validation appropriés, des rotations de postes, l'approbation des rapprochements bancaires, etc.

·         Agir en tant qu'analyste financier principal du sous-bureau, en préparant des prévisions de dépenses solide, en examinant les rapports de réserve et en dirigeant la mise en œuvre des rapports de variance générés dans les rapports mensuels réels

·         S'assurer que les rapports financiers des sous bureaux soient achevés à temps, avec exactitude et opportuns et que les problèmes de conformité liés aux rapports financiers des bureaux auxiliaires sont résolus dans les 5 jours ouvrables suivant leur réception.

·         Superviser, encadrer et renforcer les capacités du personnel des finances des sous-bureaux, identifier les lacunes en compétences et les combler par le biais d'une formation en cours d'emploi, tout en recommandant d'autres formations externes appropriées.

 

2.      Achats et logistique

 

·         Veiller à ce que des procédures d'achat pertinentes, contextualisées et complètes soient mises en œuvre, révisées périodiquement et strictement respectées / respectées.

·         Coordonner le cycle annuel de planification des achats du sous-bureau et gérer une sélection transparente et conforme de la liste des fournisseurs approuvés locaux.

·         Agir en tant que gestionnaire immobilier pour le sous-bureau en prenant en charge le contrôle des stocks du bureau, ainsi que la gestion des fournitures achetées localement pour les sites. Devra effectuer une vérification physique annuelle et documentée des actifs du bureau et veiller à ce que les fournitures du site soient suivies et documentées de manière exhaustive jusqu'à la livraison sur les sites. Veillera à ce que tous les actifs du bureau soient étiquetés et assurés

·         Fournir des conseils de haut niveau en matière de gestion de flotte, y compris une planification optimale, des rapports analytiques documentés sur les journaux d'utilisation des véhicules par rapport aux informations de suivi par satellite, des rapports de consommation de carburant et un calendrier principal pour tous les véhicules.

·         Superviser, encadrer et renforcer les capacités du personnel des achats des sous-bureaux, en identifiant les lacunes en compétences et en y apportant une formation en cours d'emploi, ainsi qu'en recommandant d'autres formations externes appropriées.

 

3.      Administration

 

·         Développer, mettre en œuvre et veiller à une politique d'accès claire aux bureaux

·         Développer des outils pour le suivi et la gestion des fournitures de bureau (cuisine, papeterie, etc.) et renforcer les capacités des administrateurs de bureau pour une utilisation efficace de ceux-ci.

·         Superviser les contrats de service pour la réparation et l’entretien des bureaux, les contrats de services publics ainsi que les contrats de location de bureaux, en veillant à ce qu’ils soient concurrentiels et à jour.

·         Superviser, encadrer et renforcer les capacités du personnel administratif des sous-bureaux, en identifiant les lacunes en compétences et en y apportant une formation en cours d'emploi, ainsi qu'en recommandant d'autres formations externes appropriées.

 

4.      Technologie de l'information

 

·         S'assurer que toutes les politiques et procédures informatiques sont scrupuleusement respectées, y compris les procédures de sauvegarde des fichiers du sous-bureau

·         Assurer un plan de reprise après sinistre complet et documenté des sous-bureaux

·         Superviser, encadrer et renforcer les capacités du personnel informatique des sous-bureaux, en identifiant les lacunes en compétences et en y apportant une formation en cours d'emploi, ainsi qu'en recommandant d'autres formations externes appropriées.

 

5.      Ressources humaines

·         Point focal ressources humaines du sous bureau de guidant l’agence de Yaoundé concernant les préoccupations et les besoins en matière de ressources humaines

·         Fournir un soutien et des conseils pour mener à bien les évaluations de performance et aider le département des ressources humaines du Cameroun à mener à bien les évaluations de performance.

·         Cordonner les recrutements locaux selon les besoins avec le soutien de la Direction des Ressources Humaines au Cameroun

·         S'assurer que toutes les politiques et procédures ressources humaines du sous-bureau soient strictement respectées, par exemple. Politique sur les heures de travail, politique sur la documentation relative aux congés, etc.

 

6.       Autres responsabilités

Soutenir tous les autres audits et ceux de conformité menée au niveau des sous bureaux

Faciliter les liens et la collaboration efficace avec le personnel du programme des sous bureaux lors de réunions régulières et d'autres forums de communication

Superviser les besoins de sécurité du sous-bureau en liaison avec le Directeur adjoint des opérations du Cameroun.

Fournir des rapports ad hoc sur la base des besoins

Autres tâches liées au travail pouvant être confiées par le superviseur

 

Qualifications requises

 

Expérience et éducation :

·         Diplôme minimum : Master dans un domaine des affaires

·         Minimum de 5 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire dans une organisation d’envergure internationale

·         Au moins trois années d’expérience dans la comptabilité de projet financée par des bailleurs de fonds (de préférence financée par le gouvernement américain) à un niveau management

·         Connaissance pratique de l'anglais et du français

 

Connaissances, compétences et aptitudes :

 

1. Excellentes compétences communicationnelles

2. Compétences interpersonnelles bien développées

3. Forte éthique de travail et capacité et volonté de travailler de longues heures

4. Capable de travailler en équipe et disposé à apprendre

5. Compétence interculturelle démontrée par la confiance en soi et la capacité de faire des présentations pertinentes devant divers publics

6. Informatique, y compris logiciels de comptabilité

7. Volonté de voyager

8. Développement d’équipe - Développer les autres est la capacité d’une personne à performer et à contribuer à l’organisation en fournissant des informations en continu et en offrant des possibilités d’apprentissage par des méthodes formelles et informelles.

9. La gestion des conflits : c’est la capacité d’une personne d’encourager les tensions créatives et les divergences d’opinions. Il / elle anticipera et prendra des mesures pour prévenir les confrontations contre-productives tout en résolvant les conflits et les désaccords de manière constructive.

10. Gestion des hommes - La gestion des hommes est l’aptitude d’une personne à constituer et à gérer du personnel en fonction des objectifs de l’organisation, du budget, des considérations et des besoins en personnel. Il veillera à ce que les employés soient correctement recrutés, sélectionnés, évalués et récompensés. Il / elle gérera également une main-d'œuvre multiculturelle et une variété de situations de main-d'œuvre.

 

Comment postuler :

Les candidats qualifiés doivent soumettre un CV et une lettre de motivation via le lien suivant:

 

https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/searchResults.jsp?org=PEDAIDS&cws=1

 

 

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés répondant aux exigences ci-dessus seront contactés.

 

Ce poste est dépendant du financement des bailleurs.

 

 

 

 

Job Description

Senior Field Operations Manager

 

 

Position Details

 

Job title:                                   Senior Field Operations Manager

Location:                                 South region.

Start Date:                               October 1, 2019

 

 

The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation is a global leader in the fight against pediatric HIV and AIDS, working in 19 countries and at over 5,500 sites around the world to prevent the transmission of HIV to children, and to help those already infected. Today, because of the highly successful work of the Foundation and its partners, pediatric AIDS has been virtually eliminated in the United States. With a growing global staff of over 1,000—nine of 10 who work in the field—the Foundation’s global mission is to implement HIV prevention, care, and treatment programs; further advance innovative research; and to execute strategic and targeted global advocacy activities to bring dramatic change to the lives of millions of women, children, and families worldwide.   For more information, please, visit our page: www.pedaids.org .

 

EGPAF works in partnership with the Ministry of Health NACC and the Regional and District Health Teams to support HIV Prevention, Care and Treatment and health systems strengthening services. EGPAF is mainly funded by PEPFAR through the Centers for Disease Control and Prevention (CDC) and the United States Agency for International Development (USAID).

 

Key Responsibilities:

  1. Finance

·         Ensure that relevant, contextualized and comprehensive finance procedures are implemented, periodically revised and strictly adhered/complied with

·         Facilitate a sound internal control environment through adequate segregation of duties, appropriate approval thresholds, job rotations, approval of bank reconciliations, et cetera

·         Act as lead sub office financial analyst, preparing sound expenditure forecasts, reviewing pipeline reports and leading implementation of variance reports raised in budget to actual monthly reports

·         Ensure that sub office financial reporting is complete, accurate and timely and that compliance issues related to the sub office financial reports are addressed within 5 working days of receipt

·         Supervise, coach and capacity build sub office finance staff, identifying skills gaps and addressing them through on job training, as well as recommending other appropriate external trainings

 

  1. Procurement & Logistics

·         Ensure that relevant, contextualized and comprehensive procurement procedures are implemented, periodically revised and strictly adhered/complied with

·         Coordinate the sub office annual procurement planning cycle as well as manage a transparent and compliant selection of local approved suppliers list

·         Act as property manager for the sub office, assuming control of office inventory, and also management of locally purchased supplies for sites. Will conduct an annual, documented physical verification of office assets, and will ensure that site supplies are comprehensively tracked and documented up to delivery to sites. Will ensure that all office assets are tagged and insured

·         Provide high level fleet management advice including optimal scheduling, documented analytic reports on vehicle usage logs vis a vis satellite tracking information, fuel consumption reports and master calendar for all vehicles

·         Supervise, coach and capacity build sub office procurement staff, identifying skills gaps and addressing them through on job training, as well as recommending other appropriate external trainings

  1. Administration

·         Develop, implement and monitor a clear office access policy

·         Develop tools for office supplies (kitchen, stationary, etc) monitoring and management and capacity build office administrator on effective use of the same

·         Oversee service contracts for office repairs and maintenance, utilities contracts as well as office lease, ensuring they are competitive and up to date

·         Supervise, coach and capacity build sub office administration staff, identifying skills gaps and addressing them through on job training, as well as recommending other appropriate external trainings

  1. Information Technology

·         Ensure all IT policies and procedures are strictly adhered to, including the sub office files back up procedures

·         Ensure a comprehensive, documented sub office disaster recovery plan

·         Supervise, coach and capacity build sub office IT staff, identifying skills gaps and addressing them through on job training, as well as recommending other appropriate external trainings

  1. Human Resources

·         Act as sub office HR contact point, advising Yaoundé HRM on sub office HR concerns and needs

·         Provide support and guidance on completing performance appraisals, and supports Cameroon HR in ensuring timely completion of performance evaluations

·         Spearhead local recruitments as necessary with the guidance of Cameroon HR

·         Ensure all HR Policies and Procedures at the sub office are strictly adhered e.g. working hours policy, leave documentation policy, et cetera

  1. Other Duties

·         Support audits and compliance reviews conducted at the sub office level

·         Facilitate linkages and effective collaboration with sub office program staff through regular meetings and other communication forums

·         Oversee sub office security needs in liaison with Cameroon Associate Director of Operations

·         Provide ad hoc reports on need basis

·         Other work-related duties as may be assigned by the supervisor

 

Required Qualifications

 

Education & Experience:

 

  1. Minimum master’s degree in related Business Field;
  2. Minimum of 5 years working experience in a similar position in a large organization
  3. Minimum three years working in donor funded project accounting (preferably USG funded) at a senior level
  4. Working knowledge of English and French

 

Knowledge, Skills & Abilities:

 

  1. Excellent communication skills
  2. Well-developed interpersonal skills
  3. Strong work ethic and ability and willingness to work long hours
  4. Able to work in team settings and willingness to learn
  5. Cross-cultural competence as demonstrated by confidence and ability to make relevant presentations to diverse audiences
  6. IT Savvy, including accounting soft wares
  7. Willingness to travel
  8. Developing Others – Developing others is a person’s ability to perform and contribute to the organization by providing ongoing feedback and by providing opportunities to learn through formal and informal methods.
  9. Managing Conflict – Managing conflict is a person’s ability to encourage creative tension and differences of opinions. He/she will anticipate and take steps to prevent counter-productive confrontations while resolving conflicts and disagreements in a constructive manner.
  10. Managing People – Managing people is a person’s ability to build and manage workforce based on organization goals, budget, considerations, and staff needs. He/she will ensure that employees are appropriately recruited, selected, appraised, and rewarded. He/she will also manage a multi-cultural workforce and a variety of workforce situations.

 

How to Apply:

 

Qualified candidates should submit a CV and cover letter through the following link:

 

https://cho.tbe.taleo.net/cho01/ats/careers/searchResults.jsp?org=PEDAIDS&cws=1

 

Please note that only shortlisted applicants meeting the above requirements will be contacted.

Applications are only acceptable through the above link.

 

This position is subject to donor funding.

 

The Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics. In addition to federal law requirements, EGPAF complies with applicable state and local laws governing non-discrimination in employment in every location in which the Foundation has facilities.

 

 

 

 



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